Política de Privacidad

PhysioClinic Pro (en adelante, "el Servicio" o "la Plataforma") es operado por el desarrollador y propietario del sistema (en adelante, "el Proveedor").

Para consultas sobre esta Política o el ejercicio de sus derechos: privacy@physioclinicpro.com

El Proveedor trata los datos personales conforme a los principios de licitud, lealtad, minimización, exactitud, limitación del plazo de conservación, integridad y confidencialidad. Cada Cliente cumple con la legislación de protección de datos aplicable en su jurisdicción. Para Clientes que operan en Costa Rica, esto incluye la Ley 8968 (PRODHAB) y sus reglamentos. El Proveedor aplica salvaguardas equivalentes a estándares internacionales reconocidos (ISO/IEC 27001, principios del GDPR) para la totalidad de los datos tratados en la Plataforma.

Responsable del tratamiento: La clínica o profesional de salud que contrata el Servicio es el responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes.

Encargado del tratamiento: El Proveedor actúa como encargado respecto a los datos clínicos/PHI almacenados en la Plataforma, conforme al Acuerdo de Procesamiento de Datos.

Responsable independiente: El Proveedor actúa como responsable independiente para datos de registro, facturación y operación del Servicio, y para los datos de prospectos comerciales y de personas que piden información, descritos en las Secciones 5.5 y 5.6.

Los datos del encargado legal de un paciente menor de edad se tratan como datos del paciente: la clínica es la responsable y el Proveedor es el encargado.

5.1 Bajo responsabilidad directa del Proveedor:

• Provisión y operación del Servicio SaaS.
• Facturación y cobro recurrente mediante Paddle y PayPal.
• Comunicaciones de soporte técnico y notificaciones del Servicio.
• Seguimiento de un registro iniciado y no terminado: si usted registra una clínica y no completa la activación de su acceso ni el pago, el Proveedor le envía un único correo de seguimiento, aproximadamente un día después del registro, con un enlace para continuar. El correo usa su nombre, su correo, el nombre de la clínica, la fecha del registro y el avance de su registro (si activó su acceso, si eligió un plan o si inició un pago que no se completó), y puede nombrar el plan que usted eligió. Es un correo de servicio sobre ese registro, sin publicidad de otros planes, que puede ofrecerle ayuda o una demostración del Servicio para completarlo. Al aceptar esta Política al registrarse, usted consiente este seguimiento, que apoya la contratación que usted inició. Se envía una sola vez por registro. Si la clínica nunca llega a tener una suscripción, el Proveedor conserva los datos de ese registro durante 90 días desde la fecha del registro y luego los elimina, salvo que el registro ya tenga otros datos o configuración además de los del registro (por ejemplo, usuarios invitados, configuración de facturación, de correo o de WhatsApp, o complementos), en cuyo caso se conserva hasta que usted pida su eliminación (Sección 7). Lo mismo ocurre con los registros más antiguos que no tienen fecha de registro guardada en el sistema, porque no se puede calcular su plazo. Si la persona administradora pertenece también a otra clínica o es parte del equipo de la plataforma, se elimina el registro, pero su usuario se mantiene. Se exceptúa también la constancia de los consentimientos otorgados, que se conserva sin su nombre ni su correo: solo el documento, la versión y la fecha aceptados, los datos técnicos del registro (dirección IP y navegador) y una huella criptográfica (hash) del correo, un dato seudónimo que sirve únicamente para demostrar ese consentimiento, según la Sección 10. La cuenta de inicio de sesión con Microsoft que haya creado al registrarse no se elimina de forma automática: se elimina cuando usted lo pida, en el plazo de la Sección 7. Puede retirar su consentimiento y pedir la eliminación del registro en cualquier momento, sin costo, con el enlace que trae el correo o escribiendo a privacy@physioclinicpro.com; se atiende en el plazo de la Sección 7.
• Seguridad del sistema: detección de accesos no autorizados, prevención de fraudes.
• Asistente de ayuda dentro de la aplicación (Vera), como se describe en la Sección 5.4.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales aplicables.

5.2 Para datos clínicos/PHI (bajo instrucción de la clínica):

• Almacenamiento seguro y disponibilidad de expedientes clínicos.
• Transmisión de recordatorios y avisos de citas por WhatsApp y por correo electrónico (el correo sale por el servidor de correo que la clínica configura). Para un paciente menor de edad van al encargado legal y, si la clínica lo habilitó y el encargado lo autorizó, también al propio menor.
• Autollenado de datos por cédula: se consulta primero la copia local del padrón del TSE y, si la persona no está, el registro tributario público de Hacienda, al que se envía el número. No se consulta Hacienda con la cédula de un paciente que ya se sabe menor de edad.
• Generación de borradores de notas clínicas mediante inteligencia artificial (Azure OpenAI), cuando la clínica utiliza esta funcionalidad.
• Importación de pacientes y consultas desde otro software de expedientes (hoy, Siku), cuando la clínica la usa: los archivos se procesan durante la solicitud y no se conservan; solo se guardan los registros que la clínica confirma importar y un registro de la importación para poder deshacerla dentro de los 7 días siguientes (Sección 10).
• Exportación de datos a solicitud de la clínica.

5.3 Para comprobantes electrónicos de proveedores (bajo instrucción de la clínica):

• Recepción de los comprobantes que los proveedores emiten a la clínica (por subida manual o por un buzón de correo del Servicio), envío a Hacienda de la respuesta que la clínica decide (Mensaje Receptor) y generación del reporte de gastos.

5.4 Asistente de ayuda dentro de la aplicación, Vera (bajo responsabilidad del Proveedor):

• Vera responde preguntas sobre cómo usar la Plataforma a partir de artículos de ayuda escritos por el Proveedor. No tiene acceso a los expedientes, a los pacientes ni a otros datos de la clínica.
• Cada pregunta se guarda, ya con la redacción automática aplicada, junto con la clínica, el usuario, la fecha, el tema, si se respondió con IA y datos técnicos de la consulta (idioma, agrupador de la conversación, artículo encontrado, si se consultó a la IA para elegirlo y con qué resultado, y si la respuesta se negó por el rol del usuario). El Proveedor la usa para mejorar los artículos de ayuda, controlar el uso diario de la IA y detectar abusos, y solo personal autorizado del Proveedor la revisa. Se conserva 2 años desde la pregunta y después se elimina mediante un proceso periódico (Sección 10).
• Si el usuario decide escribir a soporte, puede enviar la conversación por correo desde su propio correo; ese correo lleva el texto tal como lo escribió el usuario, sin la redacción automática.
• Cuando el Proveedor tiene activa la IA del asistente, la pregunta (ya redactada) se envía a Microsoft Azure OpenAI (Sección 6) en dos casos: para redactar la respuesta, junto con el artículo de ayuda elegido; y, cuando la búsqueda interna de artículos no encuentra uno claro, para que la IA ayude a elegirlo, junto con la lista de títulos y resúmenes de los artículos de ayuda. En este segundo caso la pregunta puede enviarse aunque finalmente no se encuentre ningún artículo, y la IA solo devuelve el artículo elegido (o ninguno) y qué tan segura está de la elección. Esa lista no contiene datos de clientes. El Servicio no agrega datos de expedientes ni de pacientes: solo viaja lo que el usuario haya escrito.
• Pedimos no escribir en el asistente contraseñas, PIN ni datos de pacientes o de salud. La redacción automática es de mejor esfuerzo: reconoce patrones como contraseñas, PIN, números de cédula y teléfonos con formato de Costa Rica, correos y tarjetas, pero no puede reconocer nombres ni descripciones en texto libre. Si alguien incluye por error datos de un paciente, la clínica o el propio titular puede pedir su supresión a privacy@physioclinicpro.com (Sección 7); el Proveedor no los usa para ninguna otra finalidad.

5.5 Contacto comercial con prospectos (bajo responsabilidad del Proveedor):

• Quiénes: clínicas de fisioterapia y fisioterapeutas independientes de Costa Rica que todavía no son clientes del Servicio. Si usted recibió un correo del Proveedor sin haberse registrado ni haberlo pedido, esta sección le explica por qué. Si fue usted quien pidió la información, vea la Sección 5.6.
• Origen y datos: el Proveedor obtiene el nombre de la clínica o del profesional, su correo de contacto, el nombre de contacto (si está publicado), la provincia, el cantón y el sitio web de fuentes de acceso público: el sitio web de la propia clínica, directorios públicos (HuliHealth y Google Maps) y OpenStreetMap. No guarda teléfonos, calificaciones ni enlaces de mapas. Guarda además la fuente del dato, de dónde salió su correo, notas internas sobre el contacto comercial (por ejemplo, si respondió), el asunto y el identificador del primer correo (para enviar el seguimiento en el mismo hilo) y el historial de envíos (fechas y paso de cada correo, sin su contenido).
• Finalidad: presentarle el Servicio por correo electrónico, en un contacto comercial entre empresas: un correo inicial y hasta dos seguimientos, enviados en tandas pequeñas desde el correo del fundador del Proveedor, a través de Zoho (Sección 6). Los seguimientos se detienen cuando el Proveedor registra que usted respondió, que no le interesa o que se hizo cliente, y no se envían a quien se dio de baja. Cada correo identifica al remitente, indica de dónde salió su correo y trae un enlace de baja de un clic. Estos correos no llevan píxeles que midan la apertura ni seguimiento de los clics; solo el enlace para registrarse lleva parámetros de campaña (UTM), que identifican la campaña y no a la persona.
• Base: se trata de datos de acceso irrestricto obtenidos de fuentes de acceso público, para los que la Ley 8968 no exige consentimiento previo (art. 5 num. 2; Reglamento, art. 5). Usted puede oponerse al tratamiento en cualquier momento.
• Baja y supresión: con el enlace de baja de cada correo, el Proveedor deja de escribirle y elimina su correo, de dónde salió, su nombre de contacto, las notas, el sitio web, la provincia, el cantón, la fuente y el asunto y el identificador del primer correo; solo queda el nombre de la clínica o del profesional, el estado de baja y el historial de envíos (fechas y paso, sin el contenido), hasta cumplirse el plazo de la Sección 10. Si prefiere responder al correo con la palabra "baja" o escribir a privacy@physioclinicpro.com, el Proveedor elimina todo su registro, incluido el historial de envíos. En ambos casos, para no volver a escribirle, conserva aparte una huella criptográfica (hash SHA-256) de su correo, un dato seudónimo que no permite leer el correo, sin plazo fijo (Sección 10). Si quiere que también se borre esa huella, puede pedirlo a privacy@physioclinicpro.com, entendiendo que entonces no podremos evitar un nuevo contacto si su correo vuelve a aparecer en una fuente pública. Puede ejercer también los derechos de la Sección 7, incluido conocer de qué fuente obtuvimos sus datos. La única excepción a no volver a escribirle es que usted mismo pida información de nuevo, de forma expresa (Sección 5.6).
• Destinatarios: solo personal autorizado del Proveedor accede a estos datos, que se guardan en la infraestructura de la Plataforma (Sección 6). No se venden, ceden ni comparten con otros terceros, salvo Zoho como proveedor del servicio de correo.

5.6 Información que usted pidió por correo (bajo responsabilidad del Proveedor):

• Quiénes: personas que, al ver un anuncio del Proveedor (por ejemplo, en Instagram, Facebook, WhatsApp o por correo) o por otro canal, le pidieron expresamente que les enviara información por correo electrónico. Si usted recibió un correo sin haberlo pedido, vea la Sección 5.5.
• Datos: el correo que usted dio; su nombre y el de su clínica o consultorio, solo si los indicó; el canal por el que pidió la información (Instagram, Facebook, WhatsApp, correo u otro); la fecha de la solicitud; la constancia de que un integrante autorizado del Proveedor confirmó que usted la hizo (guarda su identificador interno y la fecha); notas internas del Proveedor sobre el contacto (por ejemplo, si respondió); el asunto y el identificador del primer correo (para enviar el seguimiento en el mismo hilo); y el historial de envíos (fechas y paso de cada correo, sin su contenido). Si usted ya figuraba como prospecto (Sección 5.5), se conservan también los datos de fuentes públicas que el Proveedor ya tenía (de dónde salió su correo, sitio web, provincia, cantón y fuente). No guarda el contenido del mensaje con que usted pidió la información: esa conversación queda en la red social o canal que usted usó y se rige por las políticas de ese servicio.
• Finalidad: enviarle lo que pidió. Por cada envío, un correo comercial que sale de inmediato, con información del Servicio, cómo registrarse y, si está vigente, una oferta promocional o la posibilidad de agendar una demostración, y un único seguimiento, en el mismo hilo, unos tres días después. Si usted dice que el correo no le llegó o vuelve a pedirlo, el Proveedor puede reenviárselo: el reenvío reemplaza al anterior y reprograma un único seguimiento. El seguimiento no se envía si usted se da de baja, si el Proveedor registra que usted respondió o que su situación cambió, ni si no pudo salir dentro de los siete días siguientes al último envío del primer correo. Los envía el Proveedor desde el correo de su fundador, a través de Zoho (Sección 6). El primer correo indica por qué canal usted pidió la información; ambos identifican al remitente y traen un enlace de baja de un clic. Estos correos no llevan píxeles que midan la apertura ni seguimiento de los clics; solo el enlace para registrarse lleva parámetros de campaña (UTM), que identifican la campaña y no a la persona.
• Sin otros correos: quien pide información no recibe la secuencia de correos de la Sección 5.5. Si usted ya figuraba como prospecto de esa sección, esa secuencia se detiene y el Proveedor le escribe solo por lo que usted pidió.
• Base: su solicitud expresa. El Proveedor la trata como su consentimiento informado y expreso para este contacto y esta finalidad (Ley 8968, art. 5). Puede revocarlo en cualquier momento, sin costo y sin efecto retroactivo, con el enlace de baja de cualquiera de los correos.
• Baja y nueva solicitud: con el enlace de baja, el Proveedor deja de escribirle y se eliminan todos sus datos de contacto y notas (correo y de dónde salió, nombre, canal, asunto e identificador del primer correo y, si los había, sitio web, provincia, cantón y fuente tomados de fuentes públicas); solo se conservan el nombre de la clínica, el estado, el historial de envíos sin contenido, la fecha de solicitud y quién la confirmó, hasta el plazo de retención de la Sección 10, para dejar constancia de la solicitud y de la baja. Si prefiere responder al correo con la palabra "baja" o escribir a privacy@physioclinicpro.com, el Proveedor elimina todo su registro, incluida esa constancia. En ambos casos, para no volver a escribirle, conserva aparte una huella criptográfica (hash SHA-256) de su correo, un dato seudónimo que no permite leer el correo, sin plazo fijo (Sección 10); mientras exista, ni las importaciones de fuentes públicas ni ningún otro proceso le vuelven a escribir. La única excepción es que usted mismo, después de darse de baja, vuelva a pedir información de forma expresa: el Proveedor confirma que fue usted, borra la huella, crea un registro nuevo con esa nueva solicitud y le escribe de nuevo según esta sección. Podrá darse de baja otra vez en cualquier momento, y se volverá a guardar la huella.
• Destinatarios: solo personal autorizado del Proveedor accede a estos datos, que se guardan en la infraestructura de la Plataforma (Sección 6). No se venden, ceden ni comparten con otros terceros, salvo Zoho como proveedor del servicio de correo. Puede ejercer también los derechos de la Sección 7.

El Proveedor utiliza los siguientes subencargados para operar el Servicio:

Por instrucción de la clínica, el Servicio transmite además al Ministerio de Hacienda los comprobantes electrónicos que la clínica emite y las respuestas (Mensaje Receptor) a los que recibe. Hacienda es la autoridad tributaria destinataria de esa información y recibe el número de cédula cuando el autollenado consulta su registro público; no actúa como subencargado del Proveedor.

El Proveedor no vende, arrienda ni divulga datos personales a terceros con fines comerciales.

Los titulares de datos tienen los siguientes derechos conforme a la legislación de protección de datos aplicable en su jurisdicción:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos tratamos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios.
• Oposición: oponerse al tratamiento en determinadas circunstancias.

Revocación del consentimiento y plazos: cuando el tratamiento se base en su consentimiento, puede revocarlo en cualquier momento, sin costo y sin efecto retroactivo. El Proveedor atiende de forma gratuita las solicitudes sobre los datos de los que es responsable y responde en un plazo de cinco días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción; el plazo se interrumpe si el Proveedor necesita información adicional del titular para atenderlas.

Pacientes menores de edad y su encargado: los derechos del menor los ejerce su encargado legal; a los 18 años los ejerce el propio paciente. El encargado ejerce los suyos (acceso, rectificación, cancelación y oposición sobre sus datos) ante la clínica. Los datos del encargado que consten en facturas emitidas se conservan con ellas por el plazo tributario.

Prospectos comerciales: si recibe correos del Proveedor sin ser cliente, puede darse de baja con el enlace de cada correo, que es gratuito y sin necesidad de explicar el motivo, o escribir a privacy@physioclinicpro.com para pedir acceso (incluida la fuente de sus datos), rectificación o supresión. La baja con el enlace se aplica de inmediato en el sistema; si ya había un correo programado, no se envía. Si responde al correo con la palabra "baja" o escribe a esa dirección, el Proveedor lo atiende dentro del plazo de cinco días hábiles indicado arriba.

Personas que pidieron información: si pidió que le enviáramos información por correo, puede darse de baja con el enlace de cada correo (gratuito y sin explicar el motivo), lo que equivale a revocar su consentimiento para este contacto, o escribir a privacy@physioclinicpro.com para pedir acceso, rectificación o supresión. La baja con el enlace se aplica de inmediato en el sistema; si el seguimiento ya estaba programado, no se envía. Si responde "baja" al correo o escribe a esa dirección, el Proveedor lo atiende dentro del plazo de cinco días hábiles indicado arriba. Si después de darse de baja vuelve a pedir información de forma expresa, se aplica lo que dice la Sección 5.6.

Para ejercer sus derechos: privacy@physioclinicpro.com. También puede presentar una queja ante la autoridad de protección de datos competente en su jurisdicción (por ejemplo, PRODHAB en Costa Rica: www.prodhab.go.cr).

El Proveedor implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales:

• Cifrado en tránsito con protocolos estándar de la industria en todas las comunicaciones.
• Cifrado en reposo en la infraestructura de almacenamiento en la nube.
• Control de acceso basado en roles con principio de privilegio mínimo.
• Aislamiento lógico de datos por clínica — imposibilidad de acceso entre tenants por diseño.
• Autenticación multifactor disponible mediante proveedor de identidad federada.
• Registros de auditoría de los cambios en expedientes clínicos (quién creó, modificó o eliminó una visita o una nota) y registro de la actividad de la clínica (quién hizo qué sobre pacientes, citas, personal y configuración).

En caso de brecha de seguridad, notificamos al Cliente afectado dentro de las 72 horas de haberla detectado, conforme a los requisitos de notificación aplicables.

La Plataforma utiliza cookies esenciales para su funcionamiento. Para más detalles, consulte nuestra Política de Cookies.

No utilizamos cookies de publicidad ni de rastreo entre sitios. Los correos comerciales a prospectos y a personas que pidieron información (Secciones 5.5 y 5.6) no incluyen píxeles de apertura ni seguimiento de clics.

Los períodos de retención varían según el tipo de dato:

• Expedientes clínicos de adultos: mínimo 10 años desde la última atención (normativa de expedientes clínicos aplicable).
• Expedientes de menores: hasta 25 años desde que el paciente alcanza la mayoría de edad.
• Datos del encargado legal: el nombre y la cédula se conservan con el expediente del menor. El celular, el correo y la autorización de WhatsApp dejan de usarse al cumplir 18 años y se eliminan mediante un proceso periódico.
• Archivos de importación desde otro software: no se conservan. Los pacientes, notas y consultas que la clínica confirma importar se conservan como el resto de su expediente, salvo lo que la clínica deshaga dentro de los 7 días siguientes.
• Registro de cada importación desde otro software: la fecha, el usuario, los conteos y el estado se conservan como historial de la cuenta de la clínica, sin otros datos de pacientes que su identificador interno. Los valores anteriores y aplicados de los campos que la importación cambió en pacientes (datos de pacientes) y las huellas (hashes) de los datos aplicados, que sirven para detectar cambios posteriores, se conservan solo hasta que la importación se deshace o, a más tardar, hasta las 24 horas siguientes a que se cumplan 7 días desde que se confirmó; después se borran. Si la clínica deshace la importación dentro de los 7 días siguientes a su confirmación, los pacientes que la importación creó y que no se hayan usado después se eliminan de forma definitiva; las copias de seguridad técnicas pueden conservarlos hasta que se renuevan.
• Datos de cuenta y facturación: 5 años tras cancelación.
• Preguntas al asistente de ayuda: 2 años desde la pregunta; después se eliminan mediante un proceso periódico.
• Registros sin suscripción: 90 días desde el registro; después se eliminan, salvo que el registro ya tenga otros datos o configuración además de los del registro (por ejemplo, usuarios invitados, configuración de facturación, de correo o de WhatsApp, o complementos) o que no tenga fecha de registro guardada; en esos casos se conserva hasta que su titular pida la eliminación (Sección 7). Si la persona administradora pertenece también a otra clínica o al equipo de la plataforma, su usuario se mantiene.
• Prospectos comerciales: 12 meses desde el último correo que se les envió (o desde su incorporación, si nunca se les escribió); después se eliminan mediante un proceso periódico. Este plazo vale para todos los prospectos, también para los que después se hacen clientes: el registro comercial se elimina igual (los datos que como cliente entrega al Servicio se tratan según el resto de esta Política). Si el prospecto se da de baja con el enlace del correo, su correo, de dónde salió, su nombre de contacto, las notas, el sitio web, la provincia, el cantón, la fuente y el asunto y el identificador del primer correo se eliminan de inmediato; el nombre de la clínica o del profesional, el estado de baja y el historial de envíos (fechas y paso, sin el contenido) se conservan solo hasta cumplirse ese plazo, para dejar constancia de la baja. Si responde "baja" al correo o pide la supresión a privacy@physioclinicpro.com, se elimina todo su registro, incluido el historial de envíos. En ambos casos se conserva, sin plazo fijo y aparte del registro, una huella criptográfica (hash SHA-256) del correo, un dato seudónimo que sirve únicamente para no volver a escribirle. Quien quiera que también se borre esa huella puede pedirlo a privacy@physioclinicpro.com, entendiendo que entonces no podremos evitar un nuevo contacto si su correo vuelve a aparecer en una fuente pública.
• Personas que pidieron información: 12 meses desde lo más reciente entre el último correo que se les envió y la última solicitud registrada (si nunca se les escribió, desde la solicitud); después se eliminan mediante el mismo proceso periódico de los prospectos. Si la persona se da de baja con el enlace del correo, se eliminan de inmediato todos sus datos de contacto y notas (correo y de dónde salió, nombre, canal, asunto e identificador del primer correo y, si los había, sitio web, provincia, cantón y fuente tomados de fuentes públicas); solo se conservan el nombre de la clínica, el estado, el historial de envíos sin contenido, la fecha de solicitud y quién la confirmó, hasta el plazo de retención, para dejar constancia de la solicitud y de la baja. Si responde "baja" al correo o pide la supresión a privacy@physioclinicpro.com, se elimina todo su registro, incluida esa constancia. En ambos casos se conserva, sin plazo fijo y aparte del registro, la huella criptográfica (hash SHA-256) del correo descrita arriba para los prospectos. Si después de darse de baja la persona vuelve a pedir información de forma expresa, esa huella se borra, se crea un registro nuevo y los 12 meses se cuentan de nuevo desde ese registro; el registro anterior sigue su propio plazo.
• Consentimientos legales: 10 años para evidencia de cumplimiento. Si el registro al que pertenecen se elimina, la constancia se conserva sin nombre ni correo, con una huella criptográfica (hash) del correo, un dato seudónimo que sirve únicamente para demostrar el consentimiento.
• Post-cancelación: mínimo 6 meses con acceso para exportación; posterior eliminación segura.

Consulte la Política de Retención de Datos para plazos completos.

El Proveedor puede actualizar esta Política periódicamente. Las modificaciones sustanciales serán notificadas a uno o más Administradores con al menos 30 días calendario de anticipación por correo electrónico.