Política de Retención y Eliminación de Datos
PhysioClinic Pro
Versión1.8
Entrada en vigor8 de noviembre de 2026
1. Datos Clínicos / PHI
Nota legal: Los expedientes clínicos están sujetos a plazos mínimos obligatorios según la normativa de salud aplicable en la jurisdicción del Cliente. La cancelación de suscripción no implica eliminación inmediata.
| Tipo | Retención mínima | Base legal |
|---|---|---|
| Expediente de adultos | 10 años desde última atención | Reglamento Expediente de Salud CR, Art. 30 |
| Expediente de menores | 25 años desde mayoría de edad | Reglamento + Código de la Niñez CR |
| Datos del encargado legal de un menor (nombre y cédula) | Como el expediente del menor al que pertenecen; el celular, el correo y la autorización de WhatsApp del encargado se tratan según la sección 2 | Reglamento + Código de la Niñez CR |
| Notas de visita (incluidas las importadas desde otro software) y adjuntos | Igual que el expediente al que pertenecen | Reglamento Expediente de Salud CR |
2. Datos de Cuenta, Facturación y Consentimientos
| Tipo de dato | Retención |
|---|---|
| Datos de registro de la clínica y administrador (con suscripción) | 5 años tras cancelación |
| Registro de una clínica que nunca llegó a tener una suscripción (datos de la clínica y del administrador) | 90 días desde el registro; luego se eliminan, o antes si el titular lo pide. Si el registro ya tiene otros datos o configuración además de los del registro (por ejemplo, usuarios invitados, configuración de facturación, de correo o de WhatsApp, o complementos), o no tiene fecha de registro guardada (registros antiguos), se conserva hasta que el titular pida su eliminación. Si el administrador pertenece también a otra clínica o al equipo de la plataforma, se elimina el registro pero su usuario se mantiene. Se exceptúa la constancia de los consentimientos, que se conserva sin nombre ni correo (solo con una huella criptográfica (hash) del correo, un dato seudónimo) según la fila de historial de consentimientos. La cuenta de inicio de sesión con Microsoft se elimina cuando el titular lo pide |
| Historial de consentimientos legales (T&C, Privacidad, DPA) | 10 años desde la aceptación |
| Datos fiscales y facturas | 5 años (normativa tributaria CR) |
| Comprobantes electrónicos recibidos de proveedores (XML original, Mensaje Receptor y respuesta de Hacienda) | Mientras la cuenta esté activa; tras la cancelación, como los datos fiscales (5 años) y según la sección 3 |
| Correos del buzón de recepción ya procesados | 30 días desde su llegada; luego se eliminan del buzón (el XML queda guardado en la cuenta de la clínica) |
| Correos del buzón de recepción sin clínica asignada o que no se pudieron procesar | 180 días desde su llegada; luego se eliminan del buzón |
| Celular, correo y autorización de WhatsApp del encargado legal de un menor | Hasta que el paciente cumple 18 años; después dejan de usarse y se eliminan mediante un proceso periódico (el nombre y la cédula del encargado se conservan con el expediente, sección 1) |
| Consentimiento de WhatsApp de cada número (paciente, encargado legal o menor autorizado por el encargado), con su fecha y el usuario que lo registró | Mientras el paciente esté en el sistema; el consentimiento del encargado sobre el número del menor deja de valer a los 18 años |
| Logs de auditoría de cambios en expedientes | 10 años |
| Logs de actividad de usuarios | 3 años |
| Logs de autenticación y seguridad | 2 años |
| Preguntas al asistente de ayuda | 2 años desde la pregunta |
| Prospectos comerciales (clínicas y fisioterapeutas que todavía no son clientes: nombre de la clínica o del profesional, correo, nombre de contacto, provincia, cantón, sitio web, fuente, de dónde salió el correo, notas, asunto e identificador del primer correo e historial de envíos con fechas y paso, sin el contenido) | 12 meses desde el último correo enviado o, si nunca se les escribió, desde su incorporación; luego se eliminan mediante un proceso periódico. Vale para todos los prospectos, también para los que después se hacen clientes. Si se dan de baja con el enlace del correo, su correo, de dónde salió, el nombre de contacto, las notas, el sitio web, la provincia, el cantón, la fuente y el asunto y el identificador del primer correo se eliminan de inmediato; el nombre de la clínica o del profesional, el estado de baja y el historial de envíos se conservan solo hasta cumplirse ese plazo, para dejar constancia de la baja. Si responden "baja" al correo o piden la supresión, se elimina todo su registro, incluido el historial de envíos |
| Personas que pidieron información por correo (correo, nombre y clínica o consultorio solo si los indicaron, canal por el que la pidieron, fecha de la solicitud, identificador de quien la confirmó, notas internas del Proveedor, asunto e identificador del primer correo, si ya era prospecto los datos de fuentes públicas que ya tenía (origen del correo, sitio web, provincia, cantón y fuente) e historial de envíos con fechas y paso, sin el contenido). No se guarda el mensaje con que la pidieron | 12 meses desde lo más reciente entre el último correo enviado y la última solicitud registrada (si nunca se les escribió, desde la solicitud); luego se eliminan mediante el mismo proceso periódico de los prospectos. Si se dan de baja con el enlace del correo, se eliminan todos sus datos de contacto y notas (correo y de dónde salió, nombre, canal, asunto e identificador del primer correo y, si los había, sitio web, provincia, cantón y fuente tomados de fuentes públicas); solo se conservan el nombre de la clínica, el estado, el historial de envíos sin contenido, la fecha de solicitud y quién la confirmó, hasta el plazo de retención, para dejar constancia de la solicitud y de la baja. Si responden "baja" al correo o piden la supresión, se elimina todo su registro, incluida esa constancia. Si después de darse de baja vuelven a pedir información de forma expresa, se crea un registro nuevo y el plazo de 12 meses se cuenta desde él |
| Huella criptográfica (hash SHA-256) del correo de un prospecto o de una persona que pidió información, que se dio de baja o pidió la supresión | Sin plazo fijo y aparte del registro: es un dato seudónimo que sirve únicamente para no volver a escribirle; no permite leer el correo. Quien quiera que también se borre puede pedirlo a privacy@physioclinicpro.com, entendiendo que entonces no podremos evitar un nuevo contacto si su correo vuelve a aparecer en una fuente pública. Se borra también cuando la persona, después de darse de baja, vuelve a pedir información de forma expresa (Política de Privacidad, sección 5.6) |
| Archivos de importación descargados de otro software de expedientes (Excel) | No se conservan: se procesan durante la solicitud y se descartan. Lo que la clínica confirma importar se conserva como el expediente (sección 1), salvo lo que la clínica deshaga dentro de los 7 días siguientes (fila siguiente). Los archivos que la clínica descargó siguen en sus propios equipos, bajo su responsabilidad |
| Pacientes, visitas y notas creados por una importación desde otro software que la clínica deshace | Si la clínica deshace la importación dentro de los 7 días siguientes a su confirmación, los pacientes que la importación creó y que no se hayan usado después (sin citas, facturas, otras visitas ni ediciones) se eliminan de forma definitiva con las visitas y notas que la importación les creó y con el registro de auditoría médica de su expediente, como corrección de una carga equivocada. Las visitas importadas de los pacientes que se conservan también se eliminan de forma definitiva. Los pacientes que la importación restauró vuelven a quedar eliminados; sus campos cambiados vuelven a su valor anterior si nadie los editó después; las notas importadas se marcan como eliminadas. Lo que se haya usado o modificado después no se toca. Las copias de seguridad técnicas pueden conservar lo eliminado hasta que se renuevan |
| Registro de cada importación desde otro software (fecha, usuario, conteos y estado) | Como historial de la cuenta de la clínica, sin otros datos de pacientes que su identificador interno; se elimina con la cuenta según la sección 3 |
| Valores anteriores y aplicados de los campos que una importación cambió en pacientes (datos de pacientes, incluidos los del encargado legal) y huellas (hashes) de los datos aplicados, que sirven para detectar cambios posteriores | Hasta que la importación se deshace o, a más tardar, hasta las 24 horas siguientes a que se cumplan 7 días desde que se confirmó; después se borran |
3. Post-Cancelación y Exportación
- 0–6 meses tras cancelación: Datos accesibles para exportación a solicitud (via soporte). Acceso a la UI revocado.
- 6 meses – plazo legal: Datos conservados de forma inaccesible. Disponibles solo por requerimiento legal.
- Al expirar el plazo legal: Eliminación segura e irreversible.
Solicitudes de exportación: support@physioclinicpro.com — plazo de entrega: 15 días hábiles.
Para consultas sobre este documento, comuníquese con soporte en support@physioclinicpro.com
Plazos mínimos basados en estándares internacionales de salud y protección de datos.
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