Términos y Condiciones de Uso

1.1 PhysioClinic Pro (en adelante, "la Plataforma" o "el Servicio") es un software como servicio (SaaS) provisto por el desarrollador y propietario del sistema (en adelante, "el Proveedor").

1.2 "Cliente" o "Clínica" significa la persona jurídica o física que suscribe una cuenta y acepta los presentes Términos al completar el proceso de registro.

1.3 "Administrador" significa la persona física designada por el Cliente como representante y usuario principal de la Plataforma en el proceso de registro.

1.4 "Usuario" significa cualquier persona que accede a la Plataforma bajo las credenciales o el espacio de trabajo del Cliente (administradores, doctores, coordinadores, terapeutas).

1.5 "Datos Clínicos / PHI" significa información de salud personal de pacientes gestionada por el Cliente dentro de la Plataforma, incluyendo expedientes clínicos, diagnósticos, notas de visita y datos de contacto de pacientes.

1.6 "Suscripción" significa el contrato de servicio recurrente (mensual o anual) que habilita el uso activo de la Plataforma.

2.1 Al completar el proceso de registro y marcar la casilla de aceptación, el Cliente declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente los presentes Términos y Condiciones, así como la Política de Privacidad del Servicio.

2.2 La aceptación es vinculante para el Cliente y todos sus Usuarios. El Administrador que realiza el registro garantiza tener facultades para obligar al Cliente.

2.3 Si el Cliente no está de acuerdo con alguna disposición, debe abstenerse de completar el registro.

2.4 El Proveedor se reserva el derecho de modificar estos Términos. Las modificaciones sustanciales serán notificadas al Administrador con al menos 30 días calendario de anticipación por correo electrónico. El uso continuado del Servicio tras dicho plazo implica aceptación de los nuevos términos. El rechazo expreso dentro del plazo otorga al Cliente el derecho a cancelar la Suscripción sin penalización por la modificación.

3.1 La Plataforma ofrece herramientas de gestión de clínicas de fisioterapia y centros de salud afines: agenda de citas, gestión de pacientes, expediente clínico, facturación electrónica (plan Clínica) e integraciones de mensajería (complemento WhatsApp, sujeto a contratación adicional).

3.2 Las funcionalidades disponibles dependen del plan contratado (Esencial o Clínica) según el catálogo vigente publicado en la Plataforma. El Proveedor puede modificar los planes con notificación previa conforme a la Cláusula 2.4.

3.3 El Servicio se provee "tal como está" y "según disponibilidad". El Proveedor procura una disponibilidad superior al 99 % mensual, pero no garantiza disponibilidad ininterrumpida.

3.4 Cada plan comprende una capacidad de almacenamiento para los archivos adjuntos a los expedientes clínicos, así como un tamaño máximo por archivo. Ambos se rigen por la Cláusula 11 y pueden ampliarse mediante el complemento de almacenamiento adicional.

4.1 Uso legítimo. El Cliente se obliga a usar la Plataforma exclusivamente para la gestión legítima de su práctica clínica y en conformidad con la legislación aplicable en su jurisdicción, incluyendo sin limitación la normativa sanitaria, la legislación de protección de datos y cualquier reglamentación sobre expedientes clínicos que rija su actividad profesional.

4.2 Responsabilidad de los usuarios. El Cliente es responsable de todos los actos y omisiones de sus Usuarios. Cualquier violación de estos Términos por parte de un Usuario será atribuible al Cliente.

4.3 Usos prohibidos. Queda estrictamente prohibido:

1. Usar la Plataforma para fines ilegales, fraudulentos, o que constituyan delito informático conforme al ordenamiento jurídico aplicable (incluyendo legislación sobre delitos informáticos y el Convenio de Budapest).
2. Acceder, modificar o intentar acceder a los datos de otra clínica o a la infraestructura subyacente del Servicio.
3. Realizar ingeniería inversa, descompilación o desensamblado del software o sus APIs.
4. Usar bots, scrapers, scripts automatizados o herramientas de extracción masiva de datos sin autorización escrita del Proveedor.
5. Compartir credenciales de acceso con terceros no autorizados o fuera de la plantilla del Cliente.
6. Usar la Plataforma para almacenar, distribuir o procesar datos que no correspondan a la operación clínica legítima del Cliente.
7. Abusar del sistema de soporte o del servicio de mensajería (WhatsApp) para enviar spam, comunicaciones no solicitadas o contenido ilícito.
8. Intentar sobrecargar, interrumpir o degradar el servicio (ataques DoS / DDoS).
9. Ceder, sublicenciar, revender o explotar comercialmente el acceso al Servicio sin autorización escrita del Proveedor.

4.4 Datos de pacientes. El Cliente es el responsable del tratamiento de los Datos Clínicos / PHI de sus pacientes. El Proveedor actúa como encargado conforme a la legislación de protección de datos aplicable. El Cliente garantiza:

1. Haber obtenido el consentimiento informado de los pacientes para el tratamiento de sus datos de salud.
2. Notificar a sus pacientes sobre el uso de herramientas de software para la gestión de su expediente.
3. No introducir datos falsos, fabricados o de pacientes de terceros no relacionados con su clínica.

4.5 Seguridad de credenciales. El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso. Debe notificar al Proveedor de inmediato ante cualquier acceso no autorizado sospechado.

5.1 Precios y moneda. Los precios de la Suscripción y complementos se denominan en dólares estadounidenses (USD). Los impuestos, retenciones o tipos de cambio aplicables en la jurisdicción del Cliente corren por su cuenta.

5.2 Facturación recurrente. La Suscripción se renueva automáticamente al inicio de cada ciclo (mensual o anual) mediante el método de pago registrado. El Cliente autoriza a Paddle, como vendedor autorizado y Merchant of Record de la transacción, a efectuar dichos cargos.

5.3 Pago fallido. Si el cobro del ciclo falla, la Suscripción entrará en estado PAST_DUE. El Proveedor notificará al Administrador y el Cliente deberá regularizar el pago según las políticas del procesador. La persistencia en el estado PAST_DUE puede resultar en la suspensión del acceso.

5.4 Política de reembolso de 14 días — alta inicial. El Cliente podrá solicitar el reembolso del primer cargo de la Suscripción o del primer cargo de cualquiera de sus complementos mediante una solicitud escrita a billing@physioclinicpro.com, presentada dentro de los catorce (14) días calendario siguientes a la fecha de dicho cargo.

Cada solicitud estará sujeta a evaluación conforme a la Política de Reembolsos de Paddle. Paddle, como vendedor autorizado de la transacción, verificará la elegibilidad y procesará el reembolso cuando corresponda. Presentar una solicitud dentro del plazo indicado no garantiza automáticamente su aprobación.

Esta política comercial aplica únicamente al primer cargo de cada Suscripción o complemento. Los cargos posteriores de renovación no están cubiertos por esta política comercial, sin perjuicio de los reembolsos que Paddle pueda conceder a su discreción, de las excepciones establecidas en su Política de Reembolsos o de los derechos irrenunciables que correspondan al Cliente conforme a la legislación aplicable.

No procederán reembolsos discrecionales cuando exista evidencia de fraude, abuso del sistema de reembolsos u otro comportamiento manipulativo.

5.5 Renovaciones y cancelaciones voluntarias. Salvo lo establecido en la Cláusula 5.4, en la Política de Reembolsos de Paddle o en la legislación aplicable, la cancelación voluntaria de una Suscripción o complemento no genera automáticamente el derecho a un reembolso total o prorrateado por:

1. Cargos de renovación mensual o anual ya facturados.
2. Periodos de facturación parcialmente utilizados.
3. Complementos ya facturados, incluidos WhatsApp Business, Documentación Asistida por IA y Usuarios adicionales.

Paddle podrá evaluar discrecionalmente las solicitudes relacionadas con cargos de renovación conforme a su Política de Reembolsos. Lo anterior no limita los derechos irrenunciables que correspondan al Cliente conforme a la legislación aplicable.

La cancelación tendrá efecto al finalizar el ciclo de facturación vigente, conforme a la Sección 6. El Cliente conservará el acceso correspondiente hasta esa fecha y no se efectuarán nuevos cargos después de que la cancelación entre en vigor.

5.6 Contracargos y disputas de pago. Antes de iniciar un contracargo o una disputa ante una institución financiera, se recomienda al Cliente contactar a billing@physioclinicpro.com o a los canales de soporte de Paddle para intentar resolver el problema directamente.

Cuando se inicie un contracargo o una reversión de pago, el acceso al Servicio relacionado con la transacción podrá suspenderse temporalmente mientras Paddle y la entidad de pago revisan el caso. Si se determina que existió fraude o abuso de los mecanismos de protección de pago, el acceso podrá ser suspendido o terminado.

Esta cláusula no limita los derechos legales del Cliente para disputar un cargo conforme a las reglas de su institución financiera, del método de pago o de la legislación aplicable.

6.1 El Cliente puede cancelar la Suscripción base desde el perfil de la Plataforma (solo disponible para clínicas con pago vía tarjeta/Paddle). La cancelación surte efecto al final del ciclo de facturación vigente ("fecha de corte").

6.2 Entre la solicitud de cancelación y la fecha de corte, el Cliente conserva acceso completo y puede revocar la cancelación sin costo adicional.

6.3 Al llegar la fecha de corte: acceso revocado para todos los Usuarios, complementos desactivados (incluyendo WhatsApp Business), integraciones y recordatorios detenidos.

6.4 Retención de datos post-cancelación. Los Datos Clínicos se conservarán durante un período mínimo de 6 meses desde la fecha de corte. El Cliente puede solicitar exportación durante ese período contactando soporte. Transcurrido dicho plazo, el Proveedor puede eliminar los datos de forma irreversible.

6.5 Terminación por incumplimiento. El Proveedor puede suspender o terminar el acceso de forma inmediata y sin reembolso ante incumplimiento de estos Términos, uso fraudulento o malicioso, amenaza a la seguridad de la infraestructura, o impago persistente.

6.6 Terminación por el Proveedor. El Proveedor puede descontinuar el Servicio con aviso mínimo de 90 días calendario, ofreciendo reembolso proporcional por tiempo prepagado no utilizado.

7.1 La Plataforma, incluyendo su código fuente, diseño, interfaces, marcas, logotipos y documentación, es propiedad exclusiva del Proveedor y está protegida por los tratados internacionales de propiedad intelectual aplicables.

7.2 La Suscripción concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para acceder y usar la Plataforma durante la vigencia de la Suscripción.

7.3 El Cliente retiene la propiedad de los Datos Clínicos que ingresa en la Plataforma. El Proveedor no adquiere derechos sobre dichos datos más allá de los necesarios para prestar el Servicio.

7.4 El Cliente no puede usar las marcas, nombre o identidad visual del Proveedor sin autorización escrita previa.

8.1 El tratamiento de datos personales se rige por la legislación de protección de datos aplicable en la jurisdicción del Cliente y por la Política de Privacidad del Servicio, incorporada por referencia a estos Términos.

8.2 El Proveedor implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los Datos Clínicos, incluyendo cifrado en tránsito, control de acceso por roles y segregación de datos por tenant.

8.3 El Proveedor no vende, arrienda ni divulga los Datos Clínicos a terceros con fines comerciales.

8.4 Notificación de brechas. En caso de brecha de seguridad que afecte Datos Clínicos, el Proveedor notificará al Cliente dentro de las 72 horas de haberla detectado.

8.5 Cualquier brecha o fuga atribuible a acciones u omisiones del Cliente o sus Usuarios (contraseñas débiles, credenciales compartidas, dispositivos comprometidos) es responsabilidad exclusiva del Cliente.

9.1 Descripción. La Plataforma incluye funcionalidades de asistencia mediante inteligencia artificial (IA) para la generación de borradores de notas clínicas (formato SOAPE), resúmenes de pre-consulta y sugerencias de codificación diagnóstica (ICD-10). Estas funcionalidades están disponibles según el plan contratado.

9.2 Naturaleza de los resultados. Los contenidos generados por la IA son borradores o sugerencias orientativas únicamente. No constituyen diagnóstico médico, consejo clínico ni documentación definitiva. El profesional de salud es el único responsable de revisar, validar, corregir y firmar cualquier nota o documento clínico antes de incorporarlo al expediente del paciente.

9.3 Responsabilidad clínica exclusiva del profesional. El Cliente y sus Usuarios profesionales asumen la responsabilidad completa sobre las decisiones clínicas adoptadas. El Proveedor no garantiza la exactitud, completitud o idoneidad clínica de los resultados generados por la IA. El uso de estas funcionalidades no releva al profesional de sus obligaciones deontológicas, legales ni reglamentarias.

9.4 Procesamiento de PHI por Azure OpenAI. La generación de borradores de notas implica el envío de fragmentos del expediente clínico (datos de salud del paciente) al servicio Azure OpenAI de Microsoft, subencargado del Proveedor. Microsoft trata estos datos exclusivamente para prestar el servicio bajo las condiciones de confidencialidad y seguridad de sus términos empresariales. El Cliente acepta este tratamiento al utilizar las funcionalidades de IA.

9.5 Opt-out. El Cliente puede no utilizar las funcionalidades de IA sin que ello afecte el acceso al resto del Servicio. Si el Cliente desea que sus datos no sean procesados por Azure OpenAI, debe abstenerse de usar las funcionalidades de notas con IA y puede contactar a soporte para confirmar la desactivación en su cuenta.

10.1 El complemento de mensajería WhatsApp Business está sujeto, adicionalmente, a los Términos de Servicio de Meta Platforms, Inc. El Cliente acepta cumplir dichos términos al activar el complemento.

10.2 El Cliente es responsable del contenido de los mensajes enviados a través de la Plataforma. Está prohibido enviar mensajes no solicitados (spam), contenido engañoso o material que viole la Política de Uso Aceptable de WhatsApp.

10.3 Meta puede suspender o revocar el acceso a la API de WhatsApp Cloud independientemente de la Suscripción. El Proveedor no es responsable por interrupciones derivadas de decisiones de Meta.

10.4 Los costos de conversaciones de WhatsApp (cargos de Meta por mensajes de iniciativa de negocio) no están incluidos en la tarifa del complemento y son asumidos por el Cliente.

11.1 Capacidad incluida. Cada plan incluye una capacidad de almacenamiento destinada a los archivos que el Cliente adjunta a los expedientes clínicos, conforme al catálogo vigente publicado en la Plataforma. El Cliente puede ampliarla contratando el complemento de almacenamiento adicional, que se comercializa en bloques de capacidad fija.

11.2 Límite por archivo y formatos. Cada archivo está sujeto a un tamaño máximo individual, mayor cuando el complemento de almacenamiento se encuentra activo. Los formatos admitidos son PDF, JPEG, PNG y DICOM. Los valores vigentes de capacidad y de tamaño máximo por archivo se muestran en la Plataforma, en la sección de almacenamiento de la clínica.

11.3 Avisos de consumo. El Proveedor notificará al Cliente por correo electrónico cuando su consumo se aproxime a la capacidad contratada y cuando la alcance, de modo que pueda liberar espacio o ampliar su capacidad antes de verse afectado.

11.4 Consecuencia de agotar la capacidad. Alcanzada la capacidad contratada, la Plataforma rechazará la carga de nuevos archivos e informará el motivo. La consulta y la descarga de los archivos ya almacenados no se ven afectadas en ningún caso, ni por agotamiento de capacidad ni por impago del complemento.

11.5 Ningún archivo se elimina. La reducción o cancelación del complemento no elimina archivos ya almacenados. Si el consumo vigente excediera la capacidad resultante de una reducción, la Plataforma rechazará la operación e indicará cuánto espacio debe liberarse previamente. La eliminación de archivos es siempre una acción del Cliente, sin perjuicio de lo previsto en la Política de Retención de Datos y en la Cláusula 6 respecto de la terminación de la Suscripción.

11.6 Facturación. El complemento se factura en la misma Suscripción que el plan base, con prorrateo desde la fecha de contratación hasta la siguiente fecha de facturación, conforme a la Cláusula 5. Cuando el importe prorrateado resulte inferior al mínimo que la pasarela de pago puede procesar, el Proveedor no efectuará cargo alguno por el periodo en curso y la facturación ordinaria comenzará en la siguiente renovación.

12.1 En la máxima medida permitida por la ley, el Proveedor no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos; pérdida de ingresos, ganancias, datos o reputación; interrupciones por fuerza mayor o fallas de proveedores externos; ni por consecuencias legales del incumplimiento normativo del Cliente.

12.2 La responsabilidad total acumulada del Proveedor no excederá el monto pagado por el Cliente en los 3 meses anteriores al evento que origina el reclamo.

12.3 Los servicios de terceros integrados (Paddle, Meta/WhatsApp, Google reCAPTCHA, Microsoft Azure, Microsoft Azure OpenAI) se rigen por sus propios términos. El Proveedor no asume responsabilidad por su funcionamiento.

12.4 Los borradores de notas clínicas generados por las funcionalidades de inteligencia artificial son sugerencias orientativas. El Proveedor no será responsable por decisiones clínicas adoptadas con base en dichos borradores sin revisión del profesional competente.

El servicio se provee "tal como está" sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluyendo sin limitación las de comerciabilidad, idoneidad para un fin particular o no infracción.

El Proveedor no garantiza que la Plataforma esté libre de errores, sea completamente segura, o que cumpla con todos los requisitos normativos específicos de la jurisdicción o especialidad del Cliente. El Cliente es responsable de verificar el cumplimiento legal de su práctica clínica.

15.1 Estos Términos se rigen por los principios del derecho comercial internacional. Cada parte cumplirá con la legislación aplicable en su respectiva jurisdicción.

15.2 Las partes acuerdan intentar resolver cualquier disputa de buena fe mediante negociación directa durante un plazo de 30 días desde la notificación escrita de la disputa.

15.3 Si la negociación directa fracasa, las disputas se someterán a arbitraje vinculante administrado por el Centro Internacional de Arbitraje de Costa Rica (CIAC), conforme a su reglamento vigente. El arbitraje se conducirá en idioma español. Cada parte renuncia expresamente a iniciar o participar en acciones colectivas o demandas de clase relacionadas con el Servicio.

16.1 Integralidad. Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto al uso del Servicio.

16.2 Divisibilidad. Si alguna disposición resultara inválida o inaplicable, el resto del documento permanecerá en plena vigencia.

16.3 Renuncia. La no exigencia de una disposición no constituye renuncia a exigirla en el futuro.

16.4 Cesión. El Cliente no puede ceder sus derechos u obligaciones sin consentimiento escrito previo del Proveedor.

16.5 Notificaciones. Las notificaciones al Cliente se realizarán al correo electrónico del Administrador registrado.

16.6 Idioma prevalente. En caso de discrepancia entre versiones en diferentes idiomas, la versión en español prevalece.